一、申报范围
由公司主办或承办、在湖南召开的多边会议，即与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港澳台）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。
国际会议分为重大国际会议和一般性国际会议两大类。
重大国际会议是指外宾人数100以上、会议总人数400以上的社科类国际会议；外宾人数300以上、会议总人数800以上的自然科学类国际会议；涉及重大敏感问题（不论规模大小）的国际会议，或邀请国家领导人和正部级及以上外国政要或前政要的国际会议。重大国际会议须由教育部审核后报请国务院审批。
一般性国际会议是指外宾人数100以下、会议总人数400以下的社科类国际会议，以及外宾人数300以下、会议总人数800以下的自然科学类国际会议。一般性国际会议由省级外事主管部门审批。
注：双边会议一般只需办理校内审批程序（重大双边会议除外），不需向上级部门申报。
二、受理部门
国际交流处
三、申报流程
（一）预报计划
重大国际会议必须提前一年预报计划，逾期不可补报；一般性国际会议须在每年12月预报次年计划。国际会议预报申请应以二级公司（职能部门）为单位提交《谈球吧举办国际会议计划表》。
未纳入预报计划的国际会议原则上不予以受理申报。
注：会议名称不得随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”、“高层会议”、“首届”等称谓，从严限制国际会议形成固定年会或例会的机制。
（二）正式申报
一般性国际会议须在会议举办前4个月办理校内审批程序并提交正式申报材料；重大国际会议最迟须在会议举办前6个月办理校内审批程序并提交正式申报材料。申报材料包括：
1．校内审批
（1） 哲学社科类会议填写《举办哲学社会科学学术会议、报告会、研讨会、讲座、论坛等活动要点审核表》与《举办哲学社会科学学术会议申请表》（社科处领取）；
（2）自科类会议填写《谈球吧学术会议申报表》（科技处领取）。
2．上级主管部门审批
（1）请示函（湘大党字或湘大政字红头文件），须包含会议举办时间、地点、主办单位、协办单位、承办单位、主题、意义、规模、经费总预算等详尽信息；
（2） 若主办、协办、委托承办或经费资助单位为境外国际组织，须提供简介材料，说明该组织中英文全称、成立时间、章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员组成等情况；
（3）会议日程（详细说明时间、地点、事项）；
（4）参会人员名单（姓名、性别、国籍、单位、职务/职称）；
（5）经费预算与经费来源。
注：
未经批准不得擅自对外申办或承诺举办国际学术会议、不得发布会议通知与邀请函；
未经批准不得在会议召开时擅自更改批件上的会议举办时间和地点。
（三）会后总结
举办单位须在国际会议结束后两周内向国际交流处提交会议总结（纸质版和电子版），主要内容包括：会议名称、时间、地点、主题、举办单位和学术负责人，与会中外宾实到人数及具体名单，收到中、外论文数量，会议论文集出版情况，会议学术水平评价，会议成果及存在的问题、依托或建立的国际合作与交流渠道、会议相关照片等。
联系人：向春名
办公地址：职工楼203室
联系电话：59298803
邮箱：xiangcm@xtu.edu.cn
